Soveltamislaajuus ja hyväksyminen

Tätä tietosuojaselostetta sovelletaan kaikkiin U-H Rakennus Oy:n liiketoimintaprosesseihin, sivustoihin,
toimialueisiin, mobiiliratkaisuihin ja pilvipalveluihin.

Tässä ilmoituksessa kerrotaan U-H Rakennus Oy:n tekemästä tietojen käsittelystä, kun U-H Rakennus Oy on
rekisterinpitäjä.

Henkilötiedot ovat tietoja, joiden perusteella henkilö voidaan tunnistaa, kuten nimi, osoite, sähköpostiosoite
tai puhelinnumero. U-H Rakennus Oy:n on käsiteltävä henkilötietoja, jotta voimme palvella asiakkaitamme,
täyttää velvollisuutemme työnantajana ja pääurakoitsijana sekä täyttää lainsäädännön vaatimat
velvollisuudet.

Rekisterinpitäjä ja yhteystiedot

Rekisterinpitäjä:
U-H Rakennus Oy
0932640-2
Nuijamiestentie 3 C 5 krs., 00400 Helsinki
Puh: +358 20 741 5560

Yhteyshenkilö rekisteriasioissa:
U-H Rakennus Oy / Anne Ripatti
Nuijamiestentie 3 C 5 krs., 00400 Helsinki
Puh: +358 20 741 5560 (vaihde)
tietosuoja(at)uhrakennus.fi

Rekisterit

U-H Rakennus Oy:n henkilötietoja sisältävät rekisterit:
– Työntekijärekisteri
– Asiakasrekisteri
– Työmaan kulunvalvonta- ja henkilötietorekisteri
– Toimiston kulunvalvontarekisteri

Henkilötietojen käsittelyn tarkoitukset sekä oikeusperuste

Henkilötietoja käsitellään lain, sopimuksen tai viranomaisen määräyksen määrittelemien velvollisuuksien
täyttämiseksi.

Työntekijärekisteri

Työsopimuksen allekirjoittaneiden henkilöiden henkilötietoja käsitellään työnantajan työsopimuksella
määritettyjen velvoitteiden hoitamiseksi. Käsittely perustuu työsopimuslakiin (2001/55, erit. 2. luku).

Vuokratyöntekijöiden henkilötietoja käsitellään tilaajavastuulaissa määritettyjen velvoitteiden hoitamiseksi.

Projektin läpiviemistä varten työmaalla pidetään yhteystietoluetteloa projektin henkilöstöstä. Projektin
läpiviemistä, aikatauluttamista, resurssinhallintaa ja -suunnittelua varten työmaalla työskentelevien
työntekijöiden henkilötietoja käsitellään. Näiden osalta henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen.

Asiakasrekisteri

Henkilötietoja käsitellään asiakkuuden ja muuhun asialliseen yhteyteen liittyvän suhteen hoitamiseen, sopimuksen täytäntöönpanoon, sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseen, palveluiden tuottamiseen, liiketoiminnan kehittämiseen ja suunnittelemiseen sekä asiakasviestintään, joita voidaan toteuttaa myös sähköisesti ja kohdennettuna. Henkilötietoja voidaan käsitellä myös tyytyväisyystutkimuksiin ja suoramainontaan nykyisten ja potentiaalisten yritysasiakkaiden kontaktihenkilöille.

Työmaan kulunvalvonta- ja henkilötietorekisteri

Henkilötietoja kerätään ja luovutetaan kun kyse on rakentamisesta yhteisellä rakennustyömaalla. U-H Rakennus Oy toimii pääsääntöisesti pääurakoitsijana, jonka velvollisuus on lain mukaan kerätä henkilötietoja käyttämiensä aliurakoitsijoiden yhteyshenkilöistä ja työntekijöistä. U-H Rakennus Oy:llä on myös lain mukaisia velvoitteita selvittää sopimuskumppaneistaan ja heidän työntekijöistään tietoja ja pitää heistä luetteloita. Näiden osalta henkilötietojen käsittely perustuu voimassaolevaan lakiin.

Projektin läpiviemistä varten työmaalla pidetään yhteystietoluetteloa projektin henkilöstöstä. Projektin läpiviemistä, aikatauluttamista, resurssinhallintaa ja  suunnittelua varten työmaalla työskentelevien työntekijöiden henkilötietoja käsitellään. Näiden osalta henkilötietojen käsittely perustuu sopimukseen.

Toimiston kulunvalvontarekisteri

Henkilötietoja luovutetaan vuokranantajan kautta kulunvalvonnan palveluntarjoajalle, jotta henkilön pääsy toimistolle on mahdollista.

Rekisterien tietosisältö

Työntekijärekisteri:

– Etu- ja sukunimi
– Järjestelmän sisäinen henkilönumero
– Suomalainen henkilötunnus
– Veronumero
– Kotiosoite
– Puhelinnumero
– Sähköpostiosoite
– Työsuhteeseen liittyvät tiedot ja sen laatu
– Ay- ja ulosmittaustiedot
– Työntekijän verotukseen liittyvät tiedot
– Työhöntulo- ja määräaikaistarkastuspäivämäärät
– Osaamis- ja koulutustiedot

Asiakasrekisteri

– Etu- ja sukunimi
– Yhteystiedot (postiosoite, puhelinnumero, sähköpostiosoite)
– Y-tunnus tai henkilötunnus
– Asiakasnumero
– Laskutus- ja perintätiedot
– Asiakkuuden ja muun asiallisen yhteyden hoitamiseen ja yhteydenpitoon sekä luokitteluun liittyvät
tiedot (esim. tuotteiden ja palveluiden osto- ja peruutustiedot, toimitustiedot, palautteet, reklamaatiot sekä asiakaspalvelutapahtumien taltioinnit, kuten sähköpostit)

Työmaan kulunvalvonta- ja henkilötietorekisteri

– Etu- ja sukunimi
– Veronumero
– Puhelinnumero
– Sähköpostiosoite
– Työnteko-oikeuden peruste
– Työnantaja
– Työnantajan y-tunnus
– Työnantajan yhteyshenkilö
– Työnantajan yhteyshenkilön yhteystiedot
– Syntymäaika
– Veronumero
– Kotikunta
– Osoite Suomessa
– Osoite kotivaltiossa
– Sisään- ja uloskirjautumisaika
– Sijaintitiedot (mobiililaitteella kirjauduttaessa)
– Kulkuluvan alkamis- ja päättymispvm
– Passi- tai henkilökorttikopio
– Kopio työluvasta
– A1-todistus
– YEL-todistus

Toimiston kulunvalvontarekisteri

– Etu- ja sukunimi
– Yrityksen nimi

Säännönmukaiset tietolähteet

Työntekijärekisteri

Työntekijää itseään koskevia henkilötietoja kerätään työntekijältä itseltään.

Asiakasrekisteri

Rekisteri koostetaan tarjouspyynnöstä, U-H Rakennus Oy:n kanssa tehtävän asiakkuussopimuksen solmimisen yhteydessä ja asiakkuuden aikana asiakkaan tai häntä edustavan yhtiön antamista tiedoista sekä asiakassuhteessa muutoin saaduista tiedoista. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä, luottotietorekisteristä ja muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

Työmaan kulunvalvonta- ja henkilötietorekisteri

Rekisteröityä koskevia henkilötietoja kerätään rekisteröidyltä itseltään perehdytyksen yhteydessä sekä hänen työnantajaltaan. Henkilötietoja voidaan kerätä ja päivittää myös väestörekisteristä, luottotietorekisteristä ja muista vastaavista julkisista ja yksityisistä rekistereistä.

Tietojen säännönmukaiset luovutukset

Tietoja voidaan luovuttaa toimivaltaisten viranomaisten tai muiden tahojen esittämien vaatimusten edellyttämällä, voimassa olevaan lainsäädäntöön perustuvalla tavalla. Tietoja voidaan myös luovuttaa projektin avainhenkilöile, mikäli heillä on oikeus henkilötietoihin lain tai sopimuksen mukaan.

Tietoja voidaan siirtää rekisterinpitäjän valikoimille yhteistyökumppaneille, jotka käsittelevät tietoja rekisterinpitäjän lukuun, osapuolten välisen yhteistyösopimuksen perusteella. Tällöin tietojen käsittelijällä ei ole oikeutta käsitellä siirrettyjä tietoja omaan lukuunsa, omissa henkilörekistereissään.

Tietoja voidaan luovuttaa yritysjärjestelyiden yhteydessä ostajille, mikäli U-H Rakennus Oy myy tai muutoin järjestelee liiketoimintaansa.

Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Tietoja ei siirretä tai luovuteta EU:n tai Euroopan talousalueen ulkopuolelle eikä kansainvälisille järjestöille, ellei se ole edellä henkilötietojen käsittelyn tarkoituksien tai tietojen käsittelyn teknisen toteuttamisen kannalta tarpeellista, jolloin tietojen siirrossa noudatetaan tietosuoja-asetuksen vaatimuksia.

Suojaus ja säilytys

Tietoja käsitellään niin manuaalisena kuin sähköisenä käsiteltävinä tietoina.

A Manuaalinen aineisto
Henkilötiedot suojataan asiattomalta pääsyltä ja laittomalta käsittelyltä (esim. hävittäminen, muuttaminen tai luovuttaminen). Jokainen käsittelijä voi käsitellä vain niitä henkilötietoja, joita hän tarvitsee työtehtävissään. Asiakirjat säilytetään ulkopuolisilta suojattuina lukitussa tilassa. Asiakirjat tulostetaan vain tarvittaessa ja paperitulosteet tuhotaan käytön jälkeen.

B Sähköiset aineistot
Sähköisesti käsiteltävät rekisterin sisältämät tiedot ovat palomuurein, salasanoin ja muiden tietoturvan toimialalla yleisesti hyväksyttävin teknisin keinoin suojattuja.
Ainoastaan U-H Rakennus Oy:n määrittelemiin henkilöstöryhmiin kuuluvilla työntekijöillä sekä sen toimeksiannosta ja lukuun toimivien yritysten työntekijöillä on pääsy rekisterin sisältämiin tietoihin U-H Rakennus Oy:n myöntämällä käyttöoikeudella.

U-H Rakennus Oy varmistaa, että kaikki sen alaisuudessa toimivat henkilöt, joilla on oikeus käsitellä henkilötietoja, ovat sitoutuneet noudattamaan sovittuja salassapitoehtoja tai heitä koskee lakisääteinen salassapitovelvollisuus ja ovat tietoisia henkilötietojen käsittelyyn liittyvistä velvoitteistaan ja käsittelevät niitä ainoastaan sopimuksen ja näiden erityisehtojen mukaisesti.

Työntekijärekisterin henkilötietojen säilytysaika määräytyy työsopimuslain, työaikalain, vuosilomalain, vanhentumislain ja kirjanpitolain mukaan.

Asiakasrekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten asuntokauppa-, kuluttajansuoja-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaista noudatettavaksi tulevat säilytysajat.

Kulunvalvonta- ja työmaan henkilötietorekisterin henkilötietoja säilytetään niin kauan kuin on tarpeen henkilötiedon käyttötarkoituksen vuoksi ottaen huomioon laista, kuten tilaajavastuu-, työturvallisuus-, ulkomaalais- ja henkilötietolaki, noudatettavaksi tulevat säilytysajat.

Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on henkilötietolain 26–29 §:n mukaisesti oikeus tarkastaa, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on talletettu sekä vaatia virheellisten tietojen oikaisua, tietojen poistamista ja siirtoa. Rekisteröidyn kirjallisesta pyynnöstä henkilötietoihin tehdään tarpeelliset oikaisut ja täydennykset tai käsittelyn tarkoituksen kannalta virheelliset, tarpeettomat, puutteelliset tai vanhentuneet tiedot poistetaan.

Tietojen tarkastus- ja päivityspyynnöt tehdään henkilökohtaisesti U-H Rakennus Oy:n toimistolla kirjallisesti U-H Rakennus Oy:n rekisteriasioita hoitavalle henkilölle. Henkilötiedot luovutetaan U-H Rakennus Oy:n toimistolla pyytäjän henkilöllisyyden varmistamisen jälkeen henkilökohtaisesti.

Rekisteröidyn pyynnöstä huolimatta, U-H Rakennus Oy:llä on oikeus kieltäytyä henkilötietojen poistamisesta, mikäli sopimuksen velvoitteiden täyttäminen tai lainsäädäntö edellyttävät niiden säilyttämistä.

Tietoturvaloukkaukset

U-H Rakennus Oy ilmoittaa kirjallisesti tietoonsa tulleesta henkilötietojen tietoturvaloukkauksesta, jos loukkauksesta voi aiheutua riski luonnollisten henkilöiden oikeuksille ja vapauksille, ilman aiheetonta viivytystä tietosuojavaltuutetulle ja rekisteröidylle itselleen.

Automaattinen tiedonkeruu

U-H Rakennus Oy käyttää yleisesti käytössä olevia digitaalisen markkinoinnin menetelmiä ja työkaluja kerätessään tietoja internetsivuilla kävijöistä. Näitä tietoja kerätään sivustojemme käytettävyyden ja sisällön parantamiseksi, mainonnan ja markkinoinnin kohdentamiseksi sekä kävijän mielenkiinnon kohteiden selvittämiseksi. Pääasiallisesti tietojen kerääminen tapahtuu evästeiden avulla (ks. alla) eikä niitä voida
yhdistää yksittäiseen henkilöön.

Evästeet ovat pieniä merkkijonon sisältäviä tekstitiedostoja, joiden avulla selain voidaan tunnistaa yksilöivästi. Sivusto tai kolmas osapuoli lähettää ne tietokoneeseen. Evästeiden käyttöä säätelee lait, kuten Tietoyhteiskuntakaari 205§, jonka mukaan evästeitä, sivuston käyttötietojen tallentamisesta ja niiden käyttötarkoituksesta on kerrottava selkeästi ja kattavasti sivuston käyttäjälle.

Useimmat selaimet on määritetty hyväksymään evästeitä. Voit kuitenkin muuttaa selaimen asetuksia siten, että selain kieltäytyy ottamasta vastaan kolmannen osapuolen evästeitä tai ilmoittaa niiden lähettämisestä. Saat lisätietoja evästeistä ja niiden toiminnasta esimerkiksi osoitteesta www.allaboutcookies.org.

Käytämme evästeitä verkkosivuillamme, jotta ymmärrämme paremmin millaisesta sisällöstä sivustomme kävijät ovat kiinnostuneita ja auttavat parantamaan sivustomme käyttäjäkokemusta.